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Français: dLOC Réunion du conseil d'administration, Ordre de Jour et Mises

Material Information

Title:
Français: dLOC Réunion du conseil d'administration, Ordre de Jour et Mises
Creator:
Digital Library of the Caribbean (dLOC)
Taylor, Laurie N.
Place of Publication:
Miami, Florida
Publisher:
Digital Library of the Caribbean (dLOC)
Publication Date:
Language:
English

Subjects

Subjects / Keywords:
governance
Genre:
serial ( sobekcm )

Record Information

Source Institution:
University of Florida
Holding Location:
University of Florida
Rights Management:
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Page | 1 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Bibliothque numrique des Carabes Runion du conseil d'administration Mercredi 13 octobre 2021 13h30 (heure de l'Est/Miami) ; Zoom ORDRE DU JOUR 1. Accueil et facilitation des prsentations, Miguel Asencio 2. Examen de l'ordre du jour, Miguel Asencio 3. Gouvernance , Dr. Laurie Taylor a. Variation I mpact de In P ersonne Virtual b. lections: i. Membres actuels du conseil d'administration ii. Postes vacants iii. Nomins iv. Rglements sur le processus v. R evue des partenaires pour le statut actif c. Recommandation pour la runion des partenaires et le calendrier des lections d. Examen de la National Digital Stewardship Alliance des tats Unis e. Plan de communication , y compris les communications de crise f. lments d'action: i. Votez sur invitation de la Natio nal Digital Stewardship Allianc e des tats Unis 4. Mises jour (Pages 612) a. Systmes : mise jour sur les clients et la gouvernance, Dr Taylor/Todd Digby Comprend la liste complte des partenaires b. Technologie, formati on et production, Laura Perry c. Conseil consultatif scientifique , Dr. Laurie Taylor d. Ressources ducatives libres et droits , Perry Collins e. Subventions en cours avec des partenaires , Dr . Taylor 5. Elments supplmentaires 6. Annonces 7. Ajournement Des questions/besoins pour la runion : dLOC@uflib.ufl.edu 13528715113 pour What s App/Phone

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Page | 2 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Gouvernance Changer l'impact d'en personne virtuel Les statuts de dLOC stipulent que les lections doivent avoir lieu pendant les assembles gnrales du partenariat. En 2016, dLOC avait de nombreux partenaires qui n'ont pas assist ACURIL, et donc les Assembles Gnrales et les lections n'ont pas pu y avoir lieu. dLOC n'avait pas de mthode confirme pour contacter tous les partenaires n ou pour organiser les lections , avec quelques lacunes dans la communication . En septembre 2021, tous les contacts ont t examins. Alors que plusieurs Partenaires n'ont pas rpondu et sont recommands pour marquer inactifs, la majorit sont en contact pour organiser une lection. De plus, le directeur des bourses numriques s'engage mettre en uvre Qualtrics pour 2022 afin de prendre en charge les lections en ligne scurises, anonymes et l' avenir. lections Membres actuels du conseil d'administration 1. Astrid Britten 2. Lusiola Castillo 3. Johnny Saintelus 4. MarieFrance Guillaume 5. Clia PrinceRichard 6. Anne Prestamo 7. Leah Rosenberg (et coprsidents, pour le Scholarly Advisory Board) Postes vacants Il y a 5 postes vacants . Nomins Il y a 4 nomins : 1. Dr Berthamae Walker, Universit des Bahamas 2. Dr Hamid Ghany, SALISES l'Universit des Antilles 3. Charles Eckman, Universit de Miami 4. Orlando Dowart (anciennement Jane Smith), Universit du Suriname Rglements sur le processus une. Le Comit Excutif Le Comit Excutif sera l'organe directeur de dLOC. Le Comit est compos de neuf reprsentants des partenaires lus parmi les reprsentants institutionnels par l'organe gnral,

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Page | 3 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ d'un reprsentant institutionnel de l'un des tablissements d'accueil, et du reprsentant des Membres Institutionnels et du Prsident du Conseil Consultatif Scientifique, sans droit de vote, pour un total de 12 membres. Les mandats sont chelonns, mandats de 2 ans. Une majorit constitue le quorum du Comit excutif. je. Autorit de gouvernance Le comit excutif s'engage dans l'laboration des politiques, la planification et les efforts de collecte de fonds, et supervise le travail du directeur excutif. Le comit convoquera des sous comits qui rendront compte au directeur excutif et slectionnera les reprsentants du conseil consultatif. [] iv. lections et mandat 1. L'lection au Comit Excutif se fait au scrutin secret lors de l'Assemble Gnrale du Partenariat. 2. Les reprsentants des partenaires institutionnels actifs seront ligibles au Comit excutif. Examen des partenaires pour le statut actif Des statuts : c. Partenaires inactifs Les partenaires ne contribuant pas dLOC pendant une priode de 5 ans seront considrs comme inactifs. Le comit excutif examinera les partenaires chaque anne lors des assembles gnrales et avisera les partenaires du statut inactif. Les associs inactifs peuvent tre rintgrs sur demande par un vote majoritaire lors des assembles gnrales annuelles. Actuellement les Partenaire s sont ceux avec qui nous n'avons eu aucun contact depuis 5 ans : 1. Bibliot eca Fidel Mndez Nuez de la Universidad APEC 2. Universit d'Oriente , Venezuela 3. Institut national de la culture du Panama / Instituto Nacional de Cultura de Panam [est devenu le Min isterio de Cultura en 20192020 ] Les membres du Conseil ont ils des contacts dans ces institutions, pour que nous essayions un suivi supplmentaire ? Recommandation pour la runion des partenaires et le calendrier des lections Recommandation de programmer annuellement tous les mois d'avril. Cela permet au processus de dmarrer en janvier, de rpondre l'exigence des statuts selon laquelle les runions doivent tre annonces au moins deux mois avant, de prendre en charge la traduction et d'viter la saison des ouragans. Pour 2022, la bourse numrique directeur engage s la planification et diriger la runion. Ceci est la g cadre nral, avec 2022 dates comme approximatives pour les futures lections annuelles aller de l' avant:

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Page | 4 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ 10 janvier : o Annoncez la runion, appelez les candidats au Conseil d'administration, appelez partager les documents, les projecteurs sur les partenaires et les histoires d'un lment (par exemple, Stephanie Chancy) ; toutes les soumissions sont dues avant le 15 fvrier 1 0 fvrier : o Prparer les traductions de tous les documents et les envoyer tous avant le 10 mars 1 0 mars : o Envoyez tous les documents et envoyez un lien lectoral scuris 30 mars : o Annonce des lections et rappel de la date de la runion des partenaires 6 avril , de 13 h 14 h 30 (heure de Miami) o Runion des partenaires, prsentation des nouveaux membres du conseil d'administration, examen des statuts et de tout autre document de gouvernance pour les votes pour tout changement intermdiaire ou changemen t lors de la prochaine lection de l'anne suivante o Cette date variera chaque anne, pour viter les impacts de Pques et de fin de semestre US National Digital Stewardship Alliance, Invitation l'adhsion Envoy : mercredi 28 juillet 2021 9 h 46 : Taylor,Laurie Nancy Francesca Objet : Recrutement NDSA Chre Bibliothque numrique des Carabes, La NDSA aimerait inviter votre institution rejoindre le consortium de membres gratuit qui compte plus de 250 institutions partenaires reprsentant des universits, des organisations gouvernementales et but non lucratif, des entreprises commerciales et des associations professionnelles, engages dans la prservation long terme de l'information numrique. Les organisations membres partagent leur expertise, leurs outils et leurs pratiques au profit des e fforts locaux tout en contribuant la gestion d'une collection croissante de contenus numriques diversifis. Il n'y a pas de frais pour rejoindre la NDSA, mais les membres s'engagent travailler en collaboration et partager leur expertise. Dans un esp rit de collaboration, ces efforts collectifs profitent la fois la communaut de la prservation numrique et aux organisations individuelles respectives. Cette anne, la NDSA est particulirement intresse tablir des partenariats et entretenir des relations avec des organisations du patrimoine culturel, de petites bibliothques universitaires et des dpts numriques, et des institutions qui documentent et prservent les contributions l'histoire et la culture des communauts diasporiques autochtones, asiatiques, latines et africaines. La prochaine confrence DigiPres , la runion annuelle ouverte de la NDSA, est prvue pour le 4 novembre 2021 et offrira aux institutions membres potentielles l'occasion de dcouvrir la communaut et de participer des ateliers, des panels et des discussions. Si vou s souhaitez assister la confrence gratuite de cette anne, nous vous recommandons de vous inscrire la liste de diffusion NDSA pour tre inform de l'ouverture prochaine des inscriptions.

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Page | 5 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Nous attendons avec impatience l'opportunit de collaborer avec vous et esprons que vous envisagerez fortement de rejoindre la NDSA. S'il vous plat visitez notre site Web pour plus d'informations. Si vous avez des questions, n'hsitez pas nous contacter ndsa@diglib.org . Sincre s amitis, Comit d'organisation NDSA DigiPres 2021 Jessica C. Neal, MLIS, Archiviste Sterling A. Brown , Williams College , https://specialcollecti ons.williams.edu Plan de communication, y compris les communications de crise Historiquement, dLOC communique travers quatre groupes principaux : Reprsentants des partenaires, lors des runions annuelles des partenaires et via une liste de diffusion Reprsentants techniques des partenaires, lors de formations annuelles ou plus frquentes et via une liste de diffusion Directoire, lors des runions annuelles et via une liste de diffusion Scholarly Advisory Board, lors de runions trimestrielles et via une liste de diffusion Avec l'arrt des runions ACURIL, plusieurs d'entre elles ont t manques et sont maintenant rtablies virtuellement. Les communications standard incluent dsormais les lments ci dessus et : E mails mensuels au Scholarly Advisory Board et la liste technique, sur les documents nouvellement chargs En plus des communications standard, compte tenu des urgences environnementales en cours et acclres dues au changement climatique et d'autres impacts, certains partenaires se sont renseigns sur le processus du plan de communication de crise de dLOC. l'heure actuelle, dLOC n'a pas de plan de communication de crise. Si le conseil convient qu'il s'agit d'un besoin, posez des questions au conseil : Le Conseil a t il des exe mples ou des ressources partager ce sujet ? Le Conseil recommandet il la cration d'un groupe WhatsApp (ou autre service d'appel gratuit) pour les partenaires ? Le Conseil recommandet il le soutien via WhatsApp par tout ou partie du personnel dLOC ( pendant les heures de travail ) ? Est ce qu'un membre du conseil d'administration aimerait diriger ce travail, ou le conseil d'administration aimeraitil charger le directeur des bourses numriques (qui a offert du temps de s'engager dans cela ou dans un a utre) de constituer un comit pour laborer un projet de plan ? lments d'action 1. Votez sur invitation de la National Digital Stewardship Alliance des tats Unis

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Page | 7 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Mises jour des systmes : site Web des utilisateurs et site Web de gouvernance, 2021 Site Web du patron/utilisateur Au cours des 10 dernires annes, le site Web utilisateur dLOC est rest relativement inchang pour les besoins des utilisateurs. Le site actuel manque de fonctionnalits et de fonctions de base auxquelles les utilisateurs s'attendent. En 2020, le dpartement des services technologiques de bibliothque d'UF a commenc construire un nouveau systme de bibliothque numrique pour le site des usagers/utilisateurs. Le site utilisateur sortira en version bta le 29 novembre. Le nouveau site respecte et dpasse toutes les fonctionnalits actuelles. De plus, l'quipe prvoit d'apporter des amliorations supplmentaires tout au long de 2022 et 2023. Site Web de la gouvernance dLOC compte dsormais plus de 70 par tenaires et plus de 30 partenaires associs. Jusqu'en 2021, il n'y avait pas de liste publique de tous les partenaires car cela n'tait pas supportable sur un site Web destin aux clients. Lors de la planification du nouveau site des mcnes, il tait clai r que dLOC avait besoin d'un autre site pour la gouvernance et les informations sur le programme. Dsormais, dLOC dispose d'un site supplmentaire rpondant ces besoins : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/ Cela comprend la toute premire liste publique de tous les partenaires et partenaires associs : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/partners/ https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/associate partners/ Respectueusement soumis, Dr. Laurie N. Taylor, directrice des bourses numriques dLOC, laurien@ufl.edu , 352.273.2902 et Todd Digby, prsident des services de technologie des bibliothques, digby@ufl.edu

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Page | 8 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Mise jour technologique annuelle dLOC – 2020 – 2021 Au cours de l'anne coule, 1 609 titres ont t ajouts aux collections dLOC. Cela comprend 35 619 articles composs de 329 400 pages. Travail de subvention : le contenu rcemment ajout comprend 10 911 numros de la Gazette de Port of Spain et 841 numros de la Gazette de San Fernando dans le cadre de la subve ntion CLIR, Film on a Boat. Ainsi que 2 330 numros de Boletn mercantil de Puerto Rico dans le cadre du National Digital Newspaper Project (NDNP) financ par le NEH. Travail technique : Le dpartement des services technologiques de bibliothque d'UF est en train de dvelopper un nouveau systme de bibliothque numrique pour le site de l'usager. Des informations supplmentaires sont disponibles dans les mises jour des systmes dLOC : https://www.dloc.com/UF00093611/00057 . Cration de mtadonnes : UF a form un groupe de travail bilingue (anglais/espagnol) sur les mtadonnes et a tabli cinq objectifs. Ils ont t identifis comme : l'expansion, la standardisation, la centralisation, la collaboration et l'automatisation. Le groupe de travail a cr une documentation sur le processus de dveloppement des vedettes matires en espagnol, cr un flux de travail bas sur les meilleures prat iques d'un chantillon de 45 termes et men des recherches approfondies sur les fichiers d'autorit et les ressources en espagnol existants. Des informations supplmentaires peuvent tre trouves ici : https://committees.uflib.ufl.edu/committees/bilingualmetadata/ . Formations : L'quipe technique dLOC a organis une runion des partenaires techniques dLOC en mars 2021 pour permettre les prsentations et discuter des mises jour sur les travaux en cours. Ensuite, l'quipe a organis une formation le 13 octobre 2021 sur le transfert et le tlchargement de fichiers, qui utilise dsormais un modle de feuille de calcul et des transferts de fichiers dans le cloud. L'enregistrement ce sujet sera bientt disponible. Nous avons galement discut des besoins de formation. En consquence, la documentation a t cre et partage via le dLOC Technologies LibGuide : https://guides.uflib.ufl.edu/dLOCtech/home Ressources techniques en cours : comme indiqu ci dessus, le dLOC Technologies LibGuide c omprend une documentation technique et est mis jour rgulirement : https://guides.uflib.ufl.edu/dLOCtech/home Liste de courrier lectronique des partenaires techniques : nous devons disposer des informations de contact les plus rcentes pour vous, alors assurez vous d'envoyer votre Respectueusement soumis, Laura Perry, directrice technique dLOC , lauraperry@ufl.edu, 352273 2911

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Page | 9 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Scholar Conseil consultatif ly 2021 Mise jour dLOC comme Maison En 2020, le conseil d'administration a affirm le rle de dLOC en tant que maison : un rfrentiel sr pour la prservation et l'accs des matriaux, et un lieu d'accueil pour les partenaires, les collaborations et les possibilits. Activits rcentes Le Scholarly Advisory Board continue de travailler au dveloppement de dLOC en tant que bien commun de recherche et d'enseignement, connect d'autres outils et communauts. Ce travail comprend des travaux de programme en cours, de nouvelles initiatives et des ajouts de nouvelles technologies. Comprenant par exemple : Dcision d'ajouter des rapports mensuels sur les lments dLOC rcemment chargs (envoys au Scholarly Advisory Board et la liste des contacts techniques, et bientt envoys tous les partenaires) Dcision d'ajouter AskA Librarian dLOC, pour un support de rfrence immdiat Recommandation de Zote ro et Hypothesis comme out ils utilisateurs ; envoy avec des formations Recommandation et facilitation de nouveaux partenaires associs, pour les collections ajouter Leadership, collaboration et perspicacit sur l'ensemble des activits et des programmes Collaborer avec Perry Col lins, bibliothcaire du droit d'auteur et des ressources ducatives libres (REL) sur de nouvelles publications sur les REL et sur la planification d'un rseau de droits pour soutenir les partenaires dans le travail sur le droit d'auteur et les droits , ga lement dans le cadre d'une nouvelle proposition de subvention en dveloppement Travail sur subventions : o Subvention Mellon pour dLOC as Data : http://dlocasdata.domains.uflib.ufl.edu/ o Institut avanc NEH en humanits numriques ; publication d'un site de bourses numriques et de ressources ducatives libres (REL) et vnement de lancement en mars 2021 : http://nehcaribbean.domains.uflib.ufl.edu/ o Subvention en cours pour des travaux de partenariat et de formation universitaires, sur les droits et techniques Memb res Le Scholarly Advisory Board est compos de quatre coprsidents : Dr Leah Rosenberg, Universit de Floride Dr Matthew Smith, Universit de Londres Dr Mirerza Gonzalez, Universit de Porto Rico, Ro Piedras Dr Nadjah Rios, Universit de Porto Rico, Ro Piedras Tarif actuel et liste des membres : https://dloc.com/UF00093611/00053/pdf Respectueusement soumis, Dr. Laurie N. Taylor, dir ectrice de la bourse numrique dLOC , laurien@ufl.edu, 352.273.2902

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Page | 10 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Ressources ducatives libres et droits Ressources ducatives libres L' UNESCO dfinit les ressources ducatives libres ( REL ) comme des matriels d'enseignement, d'apprentissage et de recherche sur tout support numrique ou autre qui relvent du domaine public ou ont t diffuss sous une licence ouverte qui permet un accs, une utilisation, adaptation et redistribution par d'autres sa ns restrictions ou avec des restrictions limites. Les REL font partie des solutions ouvertes , aux cts des logiciels libres et open source (FOSS), Open Access (OA), Open Data (OD) et des plateformes de crowdsourcing. [1] En tant que discipline, les tudes caribennes offrent une communaut gnreuse et en rseau d'universitaires et d'ducateurs qui crent et partagent dj frquemment des ressources pdagogiques qui montre nt comment les collections, outils et donnes numriques peuvent amliorer l'apprentissage des lves. L'exprience nous dit que cela se produit souvent de manire ad hoc entre les instructeurs individuels. Nous cherchons maintenant des moyens d'encourager un accs plus large et plus cohrent sous des licences ouvertes pour permettre l'adaptation et la rutilisation. Des discussions sont en cours avec le dLOC Scholarly Advisory Board et le groupe de ressources ducatives libres de l'tat de Floride. Droit s et droits d'auteur Les partenaires demandent souvent de l'aide pour dterminer le droit d'auteur et d'autres droits. Perry Collins consulte des partenaires sur le droit d'auteur et les droits, et dirige les efforts pour dvelopper plus de ressources pour les partenaires. Voir les ressources en cours sur le droit d'auteur dans les Carabes sur le site de gouvernance : htt ps://dloc.domains.uflib.ufl.edu/copyright/basics/ Respectueusement soumis, Perry Collins, bibliothcaire du droit d'auteur et des REL, PerryCollins@ufl.edu

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Page | 11 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Subventions avec des partenaires, faits saillants 2021 Bailleur de fonds Les partenaires Aperu Fondation nationale pour les sciences humaines ISPAN, Institut de Sauvegarde du Patrimoine National (Institut Hatien pour la Protection du Patrimoine National) et CRF Humanits numriques et programmation pu blique en lien avec l'ISPAN . En attente. Programme d' archives modernes en danger ISPAN et CRF Numrisation des collections ISPAN . En attente. Fondation Mellon CRF et UF dLOC as Data project : crer des ensembles de donnes plus faciles utiliser de journaux historiques des Carabes, ainsi que de la documentation et des formations pour la science des donnes et la recherche intensive de donnes. Fin de l'automne 2021. UF UF Stage de fin d'tudes sur l'exploration du travail et de l'poque des intellectuels cubains au XIXe sicle . Complter UF, Centre des sciences humaines Pan Carabes Sankofa et UF Projet Public Humanities visant organiser deux programmes publics de sciences humaines UF et au Panama pour examiner l'histoire et la vie des peuples des Carabes qui ont vcu et travaill dans l'ancienne zone du canal de Panama et au Panama : expositions, panels de confrenciers, projection d'un film documentaire et engagement communautaire activits axes sur des photos historiques et des entr evues d'histoire orale. En cours. Fondation nationale pour les sciences humaines Universit des les Vierges et UF Numrisation des journaux amricains des Carabes et de Floride . La troisime phase (mmes partenaires, plus l'Universit de Porto Rico) s'est acheve en aot 2021. Quatrime phase partir de l'automne 2021. LAMP/Centre des bibliothques de recherche (CRL) Universit de Caroline du Nord, Chapel Hill et UF Numrisation des monographies de Cuba. En cours.

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Page | 12 Documents de gouvernance dLOC : https://dloc.domains.uflib.ufl.edu/governance/ Liste de rvocation de certificats C RL et UF Numrisation du journal, El Mundo. En cours. Conseil de la bibliothque et des ressources d'information Universit de Porto Rico et UF Numrisation des journaux caribens ; 800 000 pages de journaux caribens en anglais (plusieurs pays) et en espagnol. En cours. NEH UF et divers Institut avanc d'enseignement et de recherche avec dLOC et Digital Humanities. Complter. Leverhulme Universit d'East Anglia, Royaume Uni et UF Projet et ressources sur les humanits numriques du patrimoine littra ire des Carabes. En cours. https://caribbeanliteraryheritage.domains.uflib.ufl.edu/ Fondation Mellon Universit du Michigan, Universit de Porto Rico, divers dont UF Collecte et conservation d'histoires orales et cration de ressources numriques en sciences humaines lies l'impact des ouragans Porto Rico. En cours. https://ideah.pubpub.org/pub/neg3l3ad/release/2 Prince Klaus Universit de Glasgow et MUPANAH Numrisation et conservation des matriaux dtenus par MUPANAH, Hati. Programme d'archives en danger Columbia University pour les dossiers Antigua Numrisation des documents des Archives nationales d'Antiqua et Barbuda. Boursier de la famille verte CRF Finance un boursier pour travailler sur un projet. tait Stphanie Cha ncy pour 20202021. Complt. Agrupacon Catlica Universitaria CRF Financement d'une bourse pour Gremaud Angee pour travailler sur les archives de l'ACU. Autres Autres Ceci est une liste incomplte. Veuillez envoyer un e mail dLOC@uflib.ufl.edu avec tout ajout/erreur.