Group Title: Digital Library of the Caribbean (dLOC) Executive Committee Meeting Minutes
Title: Acta de la Reunion de la Junta Directiva de la Biblioteca Digital del Caribe ( 10 Jun 2010 )
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Title: Acta de la Reunion de la Junta Directiva de la Biblioteca Digital del Caribe ( 10 Jun 2010 )
Physical Description: Serial
Language: English
Creator: Digital Library of the Caribbean (dLOC)
Publisher: Digital Library of the Caribbean (dLOC)
Place of Publication: Miami, Florida
Publication Date: June 10, 2010
 Record Information
Bibliographic ID: UF00093611
Volume ID: VID00010
Source Institution: University of Florida
Holding Location: University of Florida
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Acta de la reuni6n de la Junta Directiva de la Biblioteca Digital del Caribe

ACURIL, Santo Domingo -10 de Junio del 2010, 8am

Director: Jean Wilfrid Bertrand, Director, Archivos Nacionales de Haiti (ANH)
Sub Director: Margo Groenewoud, Directora, Biblioteca de la Universidad de las Antillas
Holandesas
Secretario: Dr. Mark Greenberg, Director de las Colecciones Especiales y Digitales, Universidad
del Sur de la Florida (USF)

Miembro: Margo Groenewoud, Directora, Biblioteca de la Universidad de las Antillas
Holandesas
Miembro: Ms. Maureen Newton, Comunidad Caribefia (CARICOM)
Miembro: Dulce Maria Alvarez, Directora de la Biblioteca de la Pontificia Universidad Madre
y Maestra
Miembro: Astrid Britten, Directora, Biblioteca Nacional de Aruba
Miembro: Barry Baker, Director de las Bibliotecas de la Universidad Central de la Florida
(UCF)
Miembro: Joy Ysaguirre, Jefe Bibliotecario, Servicio Nacional de Bibliotecas e Informaci6n de
Belice (BNLSIS)
Miembro: Jean Wilfrid Bertrand, Director de los Archivos Nacionales de Haiti (ANH)
Miembro: Dr. Mark Greenberg,Director de las Colecciones Especiales y Digitales de la
Universidad del Sur de la Florida (USF)

Ex-Directora (no votante): Judith Rogers, Gerente, Biblioteca y Facultad de Servicios
Tecnol6gicos de la Universidad de las Islas Virgenes (UVI)
Instituci6n Anfitriona: Laurie Probst, Decano de las Bibliotecas de la Universidad
International de la Florida (FIU)

Director de la Junta Consultiva Acad6mica: Cristina Eguizabal, Directora del Centro de
Estudios Latinoamericanos y del Caribe, Universidad Internacional de la Florida (FIU)

Miembros de la Junta que no estuvieron presents: Jean Wilfrid Bertrand, Mark Greenberg,
Judith Rogers, Cristina Eguizabal

Tambien estuvieron presents: Brooke Wooldridge, Judy Russell, Laurie Taylor y Pedro Urefia
que asisti6 por Dulce Maria Nunez que estaba en el comite de organizaci6n de la conferencia y
s6lo pudo asistir a una parte de la reunion.

Moderador: Brooke Wooldridge


Acta tomada por: Laurie Taylor











1. Gobernabilidad
a. Tipos de Membresia- Institucionales y Asociados
i. Los miembros han ampliado la oferta de miembros asociados a los socios locales.
b. Periodos escalonados de la Junta Directiva
i. Pensar en quienes quieren estar por 3 afios y quienes quieren estar 2. Los
periods culminaran en 2 afios a partir de este ACURIL, es decir en ACURIL
2012.
c. Elecciones
i. Director- Jean Wilfrid Bertrand periodo 2009-2011)
ii. Sub-Director- Margo Groenewoud periodo 2010-2012)
iii. Secretario- Mark Greenberg periodo 2009-2011)
d. Candidaturas y revision de la nueva Junta Academica Consultiva
i. El period de la actual Junta Academica Consultiva expirara. Algunos miembros
con proyectos en curso permaneceran y haremos una convocatoria para nuevos
miembros.
ii. Es dificil conseguir la asistencia de todos los miembros de la Associaci6n de
Estudios Caribefios. ,Deberiamos reconsiderar esto como un requisito?

2. Desarrollo de la Colecci6n
a. La necesidad de planes de desarrollo de la colecci6n se discuti6 en la reunion general de
socios como una forma de enfocarnos en el desarrollo y crear metas concretas para
garantizar que el contenido advance consistentemente.

3. T6cnico
a. Nuevo format para los materials de capacitaci6n como un wiki y videos sobre
digitalizaci6n deberian ser ampliados. Si bien estas herramientas son muy tiles la Junta
acord6 que nunca podrian reemplazar la capacitaci6n presencial.

b. Tour de dLOC, caracteristicas- Muchas nuevas caracteristicas se han implementado. Las
caracteristicas de MidLOC permit a los usuarios crear estanterias con los temas favorites
y guardar las busquedas. La herramienta para cargar documents en linea y editar
metadata es el primer paso hacia la gesti6n en linea del contenido de dLOC. Esto
resolvera los problems de permisos de red y garantizard la continuidad del proyecto al
ser mis ficil de manejar.

c. Tarjetas de referencia para los usuarios, que estan listas para ser impresas por los socios o
usuarios individuals. Esto permitira la promoci6n de los recursos y respondera a muchas
de las preguntas frecuentes acerca de d6nde empezar la busqueda.









d. La capacitaci6n es important para la subvenci6n y para el exito del future proyecto, tal
vez crear videos con chat telef6nico para Q&A

4. Metadata
a. Los dos talleres de metadata presentados por Laila Miletic-Vejzovic y Mark Sullivan
fueron muy bien recibidos.

b. Aun asi hay un area de preocupaci6n para muchos de los socios. Mas materials de
capacitaci6n son necesarios. Ademas, si la financiaci6n y las agendas lo permiten, los
socios estarian interesados en la capacitaci6n presencial.



5. Financiamiento
a. Apoyo Institucional
i. Es primordial documentary reclutar apoyo institutional adicional al
financiamiento TICFIA a media que dLOC advance.
ii. Se sugeri6 cobrar algun tipo de membresia. Algunos socios vieron esto como
una possible soluci6n, mientras que otros lo vieron como una possible traba para
los miembros. El rango de cuotas sugeridas va desde $250 hasta $1000.
b. Subvenciones
i. Ambas subvenciones que apoyan la operaci6n de dLOC directamente
(propuesta para una subvenci6n de servicios tecnol6gicos en la Florida y otras
oportunidades).
ii. Lograr que otros proyectos incluyan a dLOC en sus planes de sustentabilidad
(Margo, UNA ha solicitado una subvenci6n con un 10% a dLOC para gastos
operatives).
iii. Afiadir propuestas de subsidies y otra informaci6n afin a la pagina web de
dLOC
iv. Preparar pautas para los socios detallando los costs de
almacenamiento/archivamiento de materials para ser usados en otras
propuestas de subsidies.
c. Donaciones
i. 6C6mo seran recolectadas y administradas las donaciones? 6Quien facilitara
las relaciones y c6mo se relaciona esto con otras metas de recaudaci6n de
fondos institucionales?

6. Comunicaci6n y Publicidad


a. Nuevo Logo









i. Discusi6n de las nuevas piezas de promoci6n e implementaci6n de la pagina
web.
b. Boletin
i. El primer boletin informative esta todavia pendiente pero en process. Tal vez
trabajar con el Secretario para desarrollar un format y tener el boletin en la
fecha prevista.
c. Conferencias/Reuniones
i. Considerar la posibilidad de una reunion dedicada a dLOC (como cumbre)
cada dos afios para centrarse en los temas mas importantes relacionados con el
proyecto. Al principio, la sugerencia fue planearlo conjuntamente con
ACURIL para poder costear los gastos del viaje, pero la fatiga despues de una
larga conferencia disminuira la productividad de las reuniones.
d. Promoci6n Web
i. Youtube clips, 1.5-2min. cortos y director para los socios y usuarios de dLOC
ii. Tarjetas de referencia

7. Negocios adicionales

a. Preocupaci6n especial con respect a la reducci6n de financiaci6n para CNDL
Esta conversaci6n es por CNDL, pero el presupuesto de CNDL tiene que ser
considerado como una forma de balance con las necesidades de dLOC. La
financiaci6n CNDL fue inferior a lo solicitado por $40,000 por afio para cada uno de
los 4 afios (reducci6n total de $160,000). Inicialmente el dinero se destiny a la
capacitaci6n y la dotaci6n de personal local, pero ahora debemos decidir la mejor
forma de balancear ambas necesidades. Para mitigar en cierta media los gastos,
podrian ser possible las capacitaci6nes en linea usando SKYPE, pero SKYPE esta
bloqueado en Belice y algunas otros paises.

La recomendaci6n de la Junta es ponerse en contact con los socios de la subvenci6n
con el respaldo de la Junta lo cual es un desafio financiero, y solicitar sugerencias
con respect a el mejor apoyo a los objetivos de la subvenci6n. Para
viajes/capacitaci6n esta debe ser una conversaci6n a nivel de socio para satisfacer
mejor las necesidades de cada uno.

Se suspended a las 8:52am para dar tiempo de llegar al sal6n principal para la
Declaraci6n del dia de la Solidaridad de ACURIL con las Bibliotecas y Archivos de
Haiti.




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