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Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales
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 Material Information
Title: Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales
Physical Description: Power point
Creator: Vargas-Betancourt, Margarita
Natalie Baur
Publisher: Department of State
 Notes
Abstract: October 24, 2012 “Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales. Sesión 1: Evaluación de las colecciones; misión; adquisiciones; herramientas para la gestión de colecciones,” presented with Natalie Baur (University of Miami) on behalf of the Department of State (U.S. Embassy, Perú) to Latin American librarians, professors, and students related to Information Sciences. November 20, 2012 “Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales. Sesión 2: Organización; preservación y seguridad; descripción y búsqueda; promoción y marketing de colecciones,” presented with Natalie Baur (University of Miami) on behalf of the Department of State (U.S. Embassy, Perú) to Latin American librarians, professors, and students related to Information Sciences.
Acquisition: Collected for University of Florida's Institutional Repository by the UFIR Self-Submittal tool. Submitted by Margarita Vargas-Betancourt.
Publication Status: Unpublished
General Note: In July 2012, Elenita M. Tapawan, who was then Information Resource Officer, at the Embassy of the U.S. in Mexico invited me to participate as an international speaker for State Department library partners in Latin America. As stated above, on October 24 and November 20, 2012, Natalie Baur (University of Miami) and I presented two webinars on the tools used to develop special collections. There were 273 participants from eight different countries (Peru, Paraguay, Ecuador, Colombia, Honduras, El Salvador, Guatemala, Chile, and Venezuela).
 Record Information
Source Institution: University of Florida Institutional Repository
Holding Location: University of Florida
Rights Management: All rights reserved by the submitter.
System ID: IR00001560:00001

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Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales Sesin 2: Organizacin ; preservacin y seguridad ; descripcin y bsqueda ; promocin y marketing de colecciones Noviembre 20 2012 Natalie Baur (nbaur@miami.edu) Margarita Vargas Betancourt (mvargasb@ufl.edu)

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ORGANIZACI"N Definicin El proceso de organizar documentos para revelar su contenido e importancia. Incluye empacar, etiquetar y almacenar archivos y manuscritos. Su propsito es obtener control fsico y administrativo as como identificar los acervos. Principios bsicos 1. Provenance (procedencia ) 2. Orden original Coleccin Carlos Gonzlez Blanco

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Organizando una coleccin 1. Preparacin. 2. Revisar el registro de accesin y otros documentos de adquisicin (carta de donacin). 3. Revisar la coleccin sin arreglar nada y tomar muchas notas acerca del estado de la coleccin. 4. Desarrollar un plan de procesamiento. 5. Organizar la coleccin en series. 6. Procesar cada serie hasta el nivel de unidad documental. 7. Acomodar la coleccin en su orden final. 8. Preparar una lista inicial de las cajas y flders Organizacin de la Coleccin Carlos Gonzlez Blanco

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DESCRIPCI"N Qu es la descripcin archivstica ? La descripcin archivstica es la clave al acceso del material en las colecciones R equiere un control estricto sobre los elementos de descripcin Las herramientas de acceso ayudan al usuario a buscar material pertinente dentro de la coleccin La buena descripcin ayuda al usuario a encontrar material pertinente dentro de una coleccin

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DESCRIPCI"N La herramienta fundamental de la descripcin es la gua de la coleccin (finding aid).

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DESCRIPCI"N Publicado por la Sociedad de Archivistas Americanos (SAA) Disponible en ingls ( http://www.archivists.org ). Establece normas para describir el contenido de una coleccin : Identificacin de sujetos y creadores Notas de biografa e historia de los creadores Ttulos fechas contenido tamao y manera de organizacin de las colecciones Informacin sobre restricciones fsicas y tcnicas y derechos de uso y reproduccin Historia custodial de la coleccin ( informacin administrativa ).

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DESCRIPCI"N Cmo propocionar accesso a la descripcin Publicadas a travs de sistemas de gestin del archivo Archon Se puede ingresar datos en los campos estandarizados que corresponden a DACS Automticamente convierte el record en EAD/XML y publica al Internet Archivists Toolkit Menos automatizado pero con ms opciones personalizadas Publicadas al Internet en HTML Escritas en copia dura Se puede publicar al Internet en formato PDFA

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PRESERVACI"N Y RESTAURACI"N Definiciones Preservacin Actividades cuyo fin es prolongar la vida til de los archivos y manuscritos. Incluye proteccin, estabilizacin y tratamiento de los documentos Restauracin Tratamientos que buscan restaurar los materiales a su forma original por medio de medios qumicos o fsicos. Departamento de preservacin y restauracin

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PASOS PARA LA PRESERVACI"N 1. Entender la naturaleza del problema. 2. Llevar a cabo estudios para establecer prioridades. 3. Controlar el ambiente de almacenamiento. 4. Planeacin de desastres. 5. Mantenimiento de las colecciones. 6. Tratamiento de material seleccionado.

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Entender la naturaleza del problema de preservacin.

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Llevar a cabo estudios para establecer prioridades.

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SEGURIDAD Y PLANEACI"N DE DESASTRES Definicin de seguridad Funciones administrativas cuyo objeto es proteger las colecciones de robo, emergencias (eventos accidentales de duracin corta, como fuego, apagn, goteras, filtraciones etc.) y desastres (eventos que implican destruccin generalizada y disrupcin de operaciones). Seguridad fsica Implica asegurar el edificio que resguarda el repositorio Seguridad de la coleccin Implica asegurarse que los documentos no desaparezcan ni cuando son utilizados ni en ningn otro momento.

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SEGURIDAD DE LA COLECCI"N 1. El usuario debe presentar una identificacin con fotografa oficial. 2. El usuario debe guardar todas sus pertenencias personales en un rea segura. 3. El usuario slo puede usar hojas sueltas y lpiz. 4. El usuario registra su entrada y su salida en una bitcora. 5. El usuario llena una forma por cada coleccin que consulta 6. Personal del archivo trae el material requerido (esto implica que los anaqueles no son abiertos). 7. Un miembro del personal siempre est en la sala de consulta y vigila a los investigadores. 8. El usuario regresa el objeto al personal del archivo. El personal revisa el material. 9. Personal del archivo revisa a usuario y a sus pertenencias antes de que ste se vaya de la sala de consulta. Forma de consulta de la Biblioteca de Congreso de E.U.

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PLANEACI"N DE DESASTRES 1. Identificar qu documentos deben ser protegidos y con qu prioridad. 2. Anticipacin de desastres y emergencias. 3. Plan de proteccin. 4. Plan de emergencia. Stano de la Biblioteca Howard Tilton despus de Katrina. Universidad de Tulane.

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PLAN DE EMERGENCIA

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Extensin y Promocin Eventos especiales Para donantes la comunidad escolar, y la comunidad en general Exposiciones Reflejan los puntos fuertes de la coleccin y los relacionan con los intereses de las comunidades acadmicas e institucionales Enseanza Fomentar el uso de las colecciones en oportunidades de aprendizaje Propaganda Una exposicin tesoros de la Coleccin de Herencia Cubana

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Extensin y Promocin en la CHC Becas universitarias Estudiantes de posgrado Programa competitivo que proporciona apoyo financiero a los investigadores hasta 3 meses AMIGOS de la CHC Grupo de afiliacin Ayuda a la CHC recaudar fondos y donaciones de materiales Propaganda Tcnica de comunicaciones Encargada de mantener los medios de comunicacin social ( Twitter Facebook, Instagram Vimeo blog) y otras formas de comunicacin

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Gracias! La conversacin contina en Twitter # LimaHDBCE Envennos sus preguntas y observaciones @ nataliembaur Noviembre 20 2012 Natalie Baur (nbaur@miami.edu) Margarita Vargas Betancourt (mvargasb@ufl.edu)



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Herramientas para desarrollar bibliotecas y colecciones especiales Sesin 1: Evaluacin de las colecciones ; misin ; adquisiciones ; herramientas para la gestin de colecciones Octubre 24, 2012 Natalie Baur (nbaur@miami.edu) Margarita Vargas Betancourt (mvargasb@ufl.edu)

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Expresin cclica de la misin archivstica

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Primer webinar 1. A valo 2. A dquisiciones 3. A dministracin de las colecciones ( Accesiones )

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Avalo Misin de la institucin Dicta las pautas del material que la biblioteca o archivo va a adquirir, coleccionar y preservar. A. Coleccin de la Herencia Cubana de la Universidad de Miami B. Coleccin Latinoamericana en la Universidad de Florida Documentos sobre esclavitud y azcar en UF.

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Historia de la Coleccin de la Herencia Cubana Historia de la Universidad de Miami o "Cultura norteamericana para los latinoamericanos y cultura latinoamericana para los La coleccin ms grande de materiales relacionados de Cuba y la dispora c ubana fuera de la isla Misin o La Coleccin de la Herencia Cubana de la Universidad de Miami recopila, preserva y proporciona acceso a las fuentes primarias y secundarias de valor histrica que se refieren a Cuba y la dispora cubana desde la poca colonial hasta el presente. La Coleccin apoya la enseanza, el aprendizaje y las necesidades de investigacin de la Universidad de Miami y la comunidad acadmica.

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Historia de la Coleccin Latinoamericana en la Universidad de Florida 1. El Plan Farmington (1948) 2. Misin de la Coleccin Latinoamericana del Sistema Bibliotecario George A. Smathers de la Universidad de Florida (2007) Satisfacer las necesidades de informacin de la comunidad que constituye la Universidad de Florida proveyendo acceso a todos los medios usados para resguardar informacin. (Esto incluye manuscritos y tambin records digitales) ( www.uflib.ufl.edu/staff.../Library%20Directions%202006 2007.doc ) 3. Dilemas Presupuesto Espacio Material infinito

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Adquisicin Tres mtodos: 1. Compra 2. Donacin 3. Transferencia interna Donacin de la Coleccin Carlos Gonzlez Blanco a la Universidad de Florida. Julio 2012.

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Dilemas 1. Custodia fsica a. Transporte b. Almacenamiento c. Preservacin 2. Custodia legal a. Escritura de donacin b. COPYRIGHT c. Restricciones 3. Relaciones con los donadores Evento ti octubre del 2012. Universidad de Florida. Anaqueles en UF.

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Escritura de donacin (UF) Donacin Firma de donador Transferencia de copyright Fecha Firma del patronato Inventario Derecho para deshacerse de material

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Escritura de donacin Copyright Si el donante est donando materiales originales (manuscritos, fotografas, etc), por favor marcar por lo menos una de las siguientes opciones: Donante declara y garantiza que controlar los derechos de autor para todos o algunos de los materiales donados. Por favor, indique los materiales y la clase del control de los derechos de autor del donante (por ejemplo, el proprietario / copropietario, heredero, albacea literario, o fideicomisario). Donante se compromete a ceder los derechos de autor de los materiales donados a la Universidad de las bibliotecas de Miami. Donante no tiene conocimiento de quin controla los derechos de autor de los materiales donados. A lo mejor del conocimiento del Donante, los derechos de autor son controlados por (proporcionar informacin de identificacin a continuacin):

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Accesi o nes Control sobre los ingresos de materia l nuev o o Colecciones nuevas o Adiciones a colecciones establecidas El registro de l a a c cesi n o Fecha del recibo o Nombre(s) del donante e informacin de contacto o Datos del archivista qu e recibi el materia l o Una breve descripcin de l materia l Registro de control de la colecci n Adquisicin : una fotografa de una familia cubana 1852. Vino a CHC con documentacin original.

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Sistemas de Gestin de Archivos Archon (Universidad de Miami) Accesiones Descripcin ( guas ) Control fsico Mantenamiento de datos Acceso a colecciones digitalizadas

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Segundo webinar Almacenamiento Preservacin y seguridad Descripcin Promocin y difusin Noviembre 20 2012 Natalie Baur ( nbaur@miami.edu ) Margarita Vargas Betancourt (mvargasb@ufl.edu)