Federal personnel manual system

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Material Information

Title:
Federal personnel manual system
Portion of title:
FPM letter
Physical Description:
Book
Language:
English
Creator:
United States Civil Service Commission
United States -- Office of Personnel Management
Publisher:
United States Civil Service Commission
Place of Publication:
Washington, D.C
Frequency:
irregular
completely irregular

Subjects

Subjects / Keywords:
Personnel management -- Handbooks, manuals, etc -- United States   ( nal )
Civil service -- Handbooks, manuals, etc -- United States   ( lcsh )
Personnel management -- Handbooks, manuals, etc -- United States   ( lcsh )
Genre:
federal government publication   ( marcgt )
periodical   ( marcgt )

Notes

Issuing Body:
Vols for 1979- issued by: Office of Personnel Management.
General Note:
Description based on: 410-19 (Aug. 22, 1977); title from caption.
General Note:
Latest issue consutled: 292-23 (No. 3, 1983); title from caption.

Record Information

Source Institution:
University of Florida
Rights Management:
All applicable rights reserved by the source institution and holding location.
Resource Identifier:
aleph - 021549616
oclc - 06727309
lccn - 2009238041
System ID:
AA00012996:00090


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Full Text



































































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tersal in tIdA; has been prepared by the Social Security
11 ration and is included in the Federal Personnel Manual Supple-
"for tU nae of Federal agencies. Questions about Social Security
.e should not be directed to the Office of Personnel Management;
tbey abould be directed to agency personnel offices for
to theSocial Security Administration.

























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Attachment to FPX Ltr.832-1


TABLE OF CONTENTS

t:1 Security Retirement, Survivors and Disability Insurance and Medicare

qAter 1 Application to Federal Civilian Employment-General

Introduction
!,.Ap iplicable Provisions of Laws
lResponsibilities of IRS
a esponuibilities of HH$
::,Responsibilities of Employing Agencies

apter 2> Social Security Coverage and Taxation of Federal Civilian
Employment

Social Security Coverage Status of Federal Civilian Employees
aewly lired Federal Civilian Employees
Executive Schedule and Senior Executive Service Positions
Legislative Branch Employees
r leeumployed. Annuitants and Retired Members of the Uniformed Services
Service Within and Outside the U.S.
Laployrent Excluded from All Social Security Taxation
ianinag of Employee
ieaning- of "Wages"
Payments Which Are Wages
Sayments Which Are Not Wages
Resolving Coverage and Wage Questions
..Tax Rates and Maximum Taxable Wages






















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amended in 19:50, and later, to provide Social Security coverage for
service of those Federal civilian employees not covered under the Civil
Service Retirement System, or another Federal retirement system, and some
employees of some Federal instrumentalities as a supplement to coverage
under the retirement system of the Instrumentality. Service of all
uniformed members of th~e Armed Forces on active duty was covered
beginning in 1957.

sppplement'
As used in this the "Social Security program" encompasses
the collection of Social Security taxes, the payment of Social Secu .rity
benefits, and the administration of Medicare (a program of health
insurance for the aged and disabled).


1-2. Applidable Provisions of Laws


The Federal Insurance Contributions Act (FICA), Chapter 21 of the
Internal Revenue Code (code), imposes a payroll tax, commonly referred to
as a FICA or Social Security tax, upon both employers and employees. The
tax is a percentage of the wages paid to an employee for work in covered
employment, up to a maximum amount for a year. Most of the tax is
allocated to the trust funds from which Social Security retirement,
survivors and disability insurance benefits'are paid (old age, survivors
and Disability Insurance (0ASDI) portion). A smaller portion (the
hospital insurance portions is allocated to the trust fund from which
Medloar4 benefits are paid., (See 2,03. for tax-iates and allocations and
maiu!ae ubett a.




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Attachmaut to FFM Ltr, 832-1 (7







-N*Aoush the individual Is not a newly hired Federal employee. e.g.,
Li*ether a position Is listed in t he Executive Schedule (3ee 2-1.).



4, Whether an individual Is a newly hired Federal employee





For the legislative branch, whether an individual was

Fs.*Jea tG subehapter III of ebapter 83 of Title 5 U.S. Code (Civil

lk"Iod RtWlement System) 'on December 31, 1983. (See 2-4. for further

''Ussion of the status of legislative branch employees.)



6. Whetheran individual is a reemployed annuitant or a

0 member of the uniformed service (.see 2-5



7, Whether an individual is an employee of the Federal

ment stt 2-8. for meaning of employee).



(b) Obtaining 'the Social Security number of each covered

employ"



TO,-- v Vedlsname and Social Sect;rity.number i's to be taken from

'his/lfer Sovial Security card and used on the appointing SF-50,

For%,W-2 so zllathlr documents where it is required. If an employee

'40 never isatMd A number, have him/her contact the nearest Social
Security office -5, Application for Social Security
-Plete Form SS

04umber, and, prfteot evidence of indentity, birth md, if foreign born,




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M lAr. 812-1,



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Attachment to FPM Ltr. 832-1


bei ting with wages paid in 1983. Employment covered by Social Security

Sto 1984, and subject to full Social Security taxation, was

mOa1nly service of temporary or intermittent employees who were not

ilredd 0by a> retirement system established by a law of the U.S.


Beginning, January 1. 1984, the following Federal civilian

oib ment is covered by Social Security and subject to full Social

*uriJ ty taxation:


(a) Federal employees newly pired on or after January 1, 1984

e 2-2. ftr *meaning: of newly hired);


(b) Service performed as the President or Vice-President of

to Unit6ed States;


(c) Service performed as the Chief Justice of the United

.ates, an associate justice of the-Supreme Court, a judge of a United

States, Court of appeals, a judge of a United States district court

I* ncludinS the district court of a territory), a judge of the
united States Cikt6s Court, a judge of the United States Court of

Thtenatiomal Trade, a judge of the United States Tax Court, a

| httl Stats Magistrate, or a referee in bankruptcy or

i .td States bankruptcy judge;

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A4tteachent to FP Ltr. 832-1 (11)








hired after a separation exceeding 365 days from Federal employment. (An
tioployee who moves from one agency to another is not newly hired; nor Is
an employee who is converted to another or a different appointment in
his/her agency.)


For purposes of thi's provision, "Federal employment" includes
service as a member of the uniformed services on active duty.










Under the Social Security Act. annuitants (except retired members

.0f~the uniformed services) are hot to be considered newly hired employees
(see 2-5.), even if it has been more than 365 days since they last worked




Example 1: B, a civilian employee of the Department of Defense, resigned
effective November 15, 1983. In June 1984 he was hired by the Department
of State. Bts employment for the Department of State will not be subject
to full Social Security taxation since he did not have a separation from
Federal employment exceeding 365 days.
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Attachment to FPM Ltr. 832-1 (17)


t* JPO.C., Puerto Rico, Virgin Islands, Guam, and American Samoa.

epment performed within the U.S. is covered without regard to the

timnabip or place of residence of the employee.


Employment performed outside the U.S. is covered only if the

eye is a U.S. citizen or, beginning January 1, 1984, a resident

a f the U.S. The Departments of Defense and State are the principal

aes employing people outside the U.S., and this provision will

primarily to them. For this purpose, a "resident alien of the

ans an alien who is not now physically present in the U.S. but

erftheless makes his home in the U.S. Those aliens admitted to the

tt h visas permitting residence ordinarily are resident aliens.

e-, the employing agency is not bound to accept the visa as a

S. Iatlon of the status of an alien. It may properly consider other

and conclude that the alien is no longer a resident of the U.S.

.n. acquired residence in the U.S. For example, the agency may

that an alien present in his native country and applying for a

Shiri.. indefinite duration to be performed in that country is not a

l id- t of the U.S... Keep. in. mind that if an individual is a resident

:. Social Security tax purposes, -he/she is a resident for income tax

thholdng ..purposes.



2. Employment Excluded From All Social Security Taxation


S. Tehe foiig Federal employment is specifically excluded from all

Social Securit. tw l :... (1) service performed by an inmate in a U.S.


a U.S.
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Atahett P Lr 324 (9


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Attachment to FPM Ltr. 832-1 (21)


serve under 28 U.S.C. 294 which is received during the

,ch -service, (This relates solely to retired Justices and

.oeptinue to perform Judicial duties.) This provision becomes

S0nly after December 31,. 1985.


a s e .Hhich Are: Iot ages


Erveling epenses advances or reimbursements for traveling

b!iIAiired-in the business of the employer, including per-diem;


|PeilNsiops and retirement pay (but see 2.10(j));


S 4ck paye after expiration of six calendar months following the
...r month in which the employee worked for the employer;


I aing-expenses if they are deductible for income tax purposes

4d in the amounts stipulated by section 217 of the code:


Steals and iodgig if furnished on the premises of the employer

te n oe the epoer and in the case of lodng, the
M tis vequi d, toace pt as a condition of employment;


t Uniorm or sjpeta lothiug allowance.
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EMPLOYEE RATE EMPLOYER RATE COMBINED

OASDI HI TOTAL OASDI HI TOTAL RATE

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maximum amount of wages to which the Social Security tax rate

la $35,700 for 1983, And $37,800 for 1984. This amount, also

to as the wage base, is automatically adjusted each year to take

tof increase in average earnings in the economy. The SSA must

the wage base for the succeeding calendar year in the Federal

Or by November 1 of each year.


WThe taxes are imposed without regard to the expectation of or

Sof Social Security benefits. A refund-of taxes is possible only

y were improperly withheld or if excess taxes are withheld in a

ar year, In the first situation, the employer is expected to claim

credit against future taxes and to make a refund to the employee. In

secndsituation, the employee claims a refund when the individual

14coeme tax, return is filed. There is a specific line item on form 1040
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UNIVERSITY OF FLORIDA
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3 1262 08741 8488




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